HISTOIRE DE CLIENT

Technologies de pique-nique

Comment Picnic a mis en place un processus d'évaluation de la performance à 360° professionnel, évolutif et rationalisé, qui a permis d'améliorer la qualité du feedback.

PROFIL DU CLIENT
Picnic Technologies est un supermarché en ligne qui livre des produits d'épicerie à domicile. Fondée en 2015, Picnic a débuté avec seulement quatre véhicules de livraison. L'entreprise compte désormais des centaines de milliers de clients desservis par une flotte de plus de 1 000 véhicules et est active aux Pays-Bas et en Allemagne.
Emplacement :
Amsterdam, Pays-Bas
Taille de l'entreprise :
7,500+
Industrie :
Commerce électronique
Caractéristiques utilisées :
  • 360° entretiens d'évaluation
  • Enquêtes sur l'engagement des employés

"Grâce à Leapsome, nous avons amélioré la qualité et la quantité des commentaires dans notre processus d'évaluation des performances chez Picnic.

La flexibilité de la plateforme nous a permis de définir et de mettre en œuvre notre processus idéal, ce qui était vraiment important pour nous. Grâce aux modèles et aux rappels automatisés, je consacre désormais jusqu'à 50 % de temps en moins à la gestion de entretiens d'évaluation par rapport à notre processus précédent, où nous recueillions les commentaires manuellement dans Excel."

Elise Baeriswyl
Partenaires sociaux

Le supermarché en ligne Picnic, basé à Amsterdam, a connu une croissance rapide depuis sa création en 2015. L'entreprise a levé un total de 350 millions d'euros (environ 380 millions de dollars américains) et a été désignée comme l'entreprise à la croissance la plus rapide aux Pays-Bas en 2019.

Le défi

Alors que l'entreprise comptait des centaines d'employés au siège social, elle a commencé à dépasser certains des processus de gestion des performances en place. Ces processus hérités du passé mettaient à rude épreuve le service des opérations humaines et avaient un impact sur l'expérience des employés.

Elise Baeriswyl, partenaire des ressources humaines chez Picnic, et Amber Rozenberg, analyste des ressources humaines, ressentaient les contraintes de ces processus.

"Nous utilisions des fichiers Excel pour recueillir les commentaires des employés sur leur site entretiens d'évaluation. Au début, c'était bien, mais en tant qu'entreprise en pleine croissance, ce n'était tout simplement pas évolutif pour nous et la charge de travail créée par ce processus devenait trop lourde à gérer. Ce n'était pas non plus un processus très professionnel. En tant qu'employé, ce n'est pas une bonne expérience de recevoir son feedback dans un fichier Excel."

Sachant qu'un processus maintenu par des fichiers Excel et beaucoup de travail manuel n'était pas viable à long terme, Elise et Amber se sont mises en quête d'une plateforme capable de résoudre le problème de l'évolutivité.

Leurs exigences pour la plate-forme comprenaient un logiciel d'évaluation de la performance holistique afin de pouvoir recueillir une vue d'ensemble complète de la performance de chaque personne et de fournir un retour d'information perspicace à 360°. Ils savaient également qu'ils recherchaient une plate-forme qui réduirait la charge de travail liée à l'exécution du processus. Par exemple, ils savaient que la plateforme devait offrir la possibilité aux employés de sélectionner les pairs dont ils souhaitaient recevoir un feedback. Et surtout, la plateforme devrait assurer automatiquement le suivi des tâches incomplètes. Ce seul élément représente un énorme gain de temps pour l'équipe de gestion du personnel de Picnic.

Enfin, ils étaient déterminés à trouver une plate-forme qui soutiendrait les processus qu'ils avaient définis plutôt que de devoir adapter leurs processus internes à la plate-forme.

Avec ces exigences en tête comme base de leur recherche, Amber et Elise ont commencé à tester des plateformes.

La solution

Rapidement, Amber et Elise ont réalisé qu'elles rencontraient un problème avec les plateformes qu'elles testaient.

"Lors de l'évaluation des plateformes, nous avons constaté que beaucoup d'entre elles étaient très peu flexibles. Nous ne voulions pas adapter nos processus à une plateforme. Nous voulions être en mesure de créer (et de modifier) notre propre processus idéal et avions besoin d'une plateforme suffisamment flexible pour le supporter."

Heureusement, Amber et Elise ont découvert Leapsome et ont été ravies de constater que la plateforme offrait les fonctionnalités qu'elles recherchaient.

Armés du nouveau processus sur Leapsome, ils ont déployé leur processus révisé d'évaluation des performances pour les employés de leur bureau central à Amsterdam et de leur bureau de Düsseldorf.

Le résultat

La structure améliorée des évaluations proprement dites a rendu le processus d'évaluation beaucoup plus facile pour toutes les personnes concernées. Cette structure révisée a également donné lieu à des conversations plus productives entre les chefs d'équipe et leurs rapports une fois que tous les commentaires ont été recueillis.

"La qualité des conversations de feedback s'est améliorée. Les gens ont du mal à donner leur avis, mais grâce à la façon dont les rapports sont maintenant structurés sur Leapsome, il est plus facile d'avoir une conversation sérieuse."

En outre, l'expérience des employés s'est améliorée grâce au processus de révision du site Leapsome.

"Pour nos employés de Picnic, il est tellement plus agréable de recevoir des commentaires d'évaluation sur Leapsome. C'est beaucoup plus structuré et le rapport a l'air plus professionnel."

Dans le cadre du passage à la gestion du processus au sein de Leapsome, Amber et Elise devaient également alléger leur propre charge de travail et veiller à ce que le processus soit entièrement évolutif à l'avenir. Pour ce faire, elles ont utilisé la fonctionnalité des modèles de révision de Leapsomepour créer un modèle réutilisable à l'infini. Pour lancer un examen, il suffit désormais d'activer le modèle à chaque fois, ce qui présente l'avantage supplémentaire de supprimer le stress lié aux erreurs potentielles lors de la phase de configuration.

Amber et Elise n'ont désormais plus besoin de poursuivre les employés tout au long du cycle d'examen. La plateforme se charge de notifier tous les participants et d'assurer un suivi si nécessaire par le biais de notifications par e-mail et de l'intégration de Slack . Le fait que ces tâches administratives soient gérées par la plateforme a permis à Elise de gagner beaucoup de temps depuis le déploiement. Elise a estimé que le nouveau processus d'examen pourrait être jusqu'à 50% plus efficace que le processus précédent avec Excel. Elise peut désormais consacrer ce temps à d'autres initiatives stratégiques qu'elle n'avait pas le temps de mettre en œuvre auparavant.

Outre le logiciel 360° entretiens d'évaluation, Picnic a également commencé à utiliser d'autres éléments de la plateforme Leapsome . Compte tenu des difficultés causées par le coronavirus, Picnic a utilisé le logiciel d'enquête sur l'engagement des employés de Leapsomepour mener sa première enquête à l'échelle de l'entreprise. L'entreprise a utilisé le questionnaire des meilleures pratiques fourni par la plateforme pour s'entretenir avec ses employés lorsqu'ils travaillent à distance. Cela leur a permis de mieux comprendre comment l'entreprise fait face à la situation et de recueillir des commentaires anonymes sur la façon dont ils pourraient améliorer leur soutien aux employés pendant cette période.

Amber et Elise ont l'intention d'explorer les fonctions d'apprentissage et d'accueil deLeapsome pour distribuer des cours internes et éventuellement mettre en place un processus plus structuré pour les réunions individuelles dans toute l'entreprise.

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